Am Ende der Amtszeit
Das Notaramt ist von Gesetzes wegen zeitlich begrenzt. Gemäß §§ 48a, 47 Nr.1 BNotO erreichen Notare mit dem Ende des Monats, in dem sie das siebzigste Lebensjahr vollenden, die Altersgrenze und das Amt erlischt.
Wer nicht bereits früher den Antrag gemäß § 48 BNotO auf Entlassung aus dem Amt stellt, sollte sich insofern spätestens vor dem Erreichen der Altersgrenze - rechtzeitig - Gedanken machen, ob das Büro noch in Anwaltseigenschaft fortgeführt wird (nur wer sich weiter Rechtsanwalt nennen darf, kann durch Antrag gemäß § 52 Abs. 2 BNotO an den Präsidenten des Kammergerichts die Erlaubnis zur Führung der Bezeichnung "Notar/in a.D." erlangen) oder was ggf. anschließend mit dem Büro und den begonnenen Amtsgeschäften geschieht. Außerdem sollte jede Notarin und jeder Notar dafür Sorge tragen, dass sämtliche Akten und Bücher in einer geordneten Art und Weise der nächsten Verwahrstelle, also dem jeweiligen Amtsnachfolger oder der Notarkammer Berlin übergeben werden können.
Vertragsabwicklungen in der "Schlussphase"
Gelingt die Abwicklung aller offenen Notariatsgeschäfte zum Ende der Amtszeit, so sind die Akten und Bücher gem. § 51 Abs. 1 BNotO hierfür zuständigen Notarkammer Berlin bzw. dem von ihr beauftragten Dienstleister zu übergeben. Sollten Sie kurz vor dem Erreichen der Altersgrenze stehen und noch keinen Abholtermin erhalten haben, bitten wir Sie, sich mit der Geschäftsstelle der Notarkammer in Verbindung zu setzen. Ihre Dienstsiegel, -stempel und die zweiteilige Matrix aus der Siegelpresse sind gemäß § 51 Abs. 2 BNotO beim Präsidenten des Landgerichts zwecks Vernichtung abzuliefern.
Sofern bei Vollendung des 70. Lebensjahres noch offene Angelegenheiten abzuwickeln sind, stehen der ausscheidenden Notarin / dem ausscheidenden Notar grundsätzlich zwei Möglichkeiten zur Verfügung: eine Kollegin oder einen Kollegen gemäß § 56 BNotO zum/zur Notariatsverwalter/in bestellen zu lassen oder gemäß § 51 Abs. 1 S. 2 BNotO die Übertragung der Aktenverwahrung auf eine Notarin oder einen Notar zu veranlassen. Was sinnvoller ist, hängt vor allem von der Zahl der noch zu vollziehenden Verträge ab. Bei Unsicherheiten empfehlen wir, vorab mit der Geschäftsstelle der Notarkammer Rücksprache zu halten. Zu beiden genannten Möglichkeiten im Einzelnen:
Die Notariatsverwaltung kann von der Notarabteilung beim Präsidenten des Kammergerichts bis zur Dauer eines Jahres angeordnet werden, wenn dafür ein Befürfnis besteht (§ 56 Abs. 2 Satz 1 BNotO). Sie kann durch eine Rechtsanwältin / einen Rechtsanwalt mit oder ohne Notarzulassung ausgeübt werden, d.h. es kommt auch die Bestellung zur/zum Verwalter/in des eigenen (früheren) Notariats in anwaltlicher Funktion in Betracht. Eine Verlängerung der Verwaltung über dieses Jahr hinaus kann nur in begründeten Ausnahmefällen erfolgen (§ 56 Abs. 2 Satz 2 BNotO).
Wenn Sie das "Bedürfnis" gemäß § 56 Abs. 2 Satz 1 BNotO für Ihr Notaramt bejahen, sollten Sie einen Vorschlag zur Person der Verwalterin oder des Verwalters an die Notarabteilung beim Präsidenten des Kammergerichts richten (für nähere Informationen steht Ihnen dort Frau Schrank, Tel.: 9015-2542, zur Verfügung) und darauf hinwirken, dass die oder der Ausersehene sich dazu bereit erklärt und ggf. einen entsprechenden Antrag auf Bestallung stellt. Bitte beachten Sie, dass auch die Verwaltung des eigenen Notariats kein "Selbstläufer" ist. Die noch offenen Angelegenheiten sollten möglichst im Einzelnen benannt und nach ihrer Art und Abwicklungsbedarf dargestellt werden. Die Notarkammer Berlin wird zu Ihrem Antrag gemäß XIII. Nr. 33 Abs. 1 AVNot angehört und bejaht grundsätzlich das "Bedürfnis", wenn Art und Umfang der unerledigten Notariatsgeschäfte es erfordern und es sinnvoll erscheint, den Urkundsvollzug in den Händen der Notarin/des Notars zu lassen, die oder der aufgrund der Beurkundung bereits inhaltlich mit dem Sachverhalt befasst war.
Die Vornahme neuer Notariatsgeschäfte gem. § 56 Abs. 2. S. 3 BNotO ist nur innerhalb der ersten drei Monate nach Übernahme der Verwaltung zulässig. Es genügt für die Einhaltung der Frist nicht, wenn lediglich der Auftrag zu der Beurkundung innerhalb der ersten drei Monate erteilt worden ist oder lediglich der Entwurf versandt wurde; die Beurkundung muss vielmehr innerhalb der Frist vorgenommen werden (vgl. KG, Urteil vom 20.02.2013, Not 12/12). Der Vorstand empfliehlt bei Auftragsannahme innerhalb der ersten drei Monate einen Hinweis an die Beteiligten, dass die Beurkundung fristgerecht durchzuführen ist und dass bei Beurkundung bei einem anderen Notar die Anrechnung der Entwurfsgebühren nicht möglich ist. Unterbleibt dieser Hinweis, dürfte eine unrichtige Sachbehandlung vorliegen und die Gebühren für die Erstellung des Entwurfs dürften nach § 21 GNotKG niederzuschlagen sein (vgl. OLG Frankfurt, Beschl. v. 23.12.1977, DNotZ 1978, 748).
Nach Ablauf der Frist sind nur noch Beurkundungsgeschäfte i.S.d. §§ 20 bis 22 BNotO zulässig, wenn sie an frühere Beurkundungen angeschlossen werden, wie zur Ergänzung, Änderung, Berichtigung, Aufhebung derselben (vgl. OLG Celle, Beschluss vom 18.03.2010, Not 6/10; Schippel/Görk, BNotO, 10. Aufl., § 56, Rn.29).
Die im Rahmen der Verwaltung entstandenen Gebühren stehen gemäß § 59 Abs. 1 Satz 1 BNotO im Verhältnis Notarkammer-Verwalter der Notarkammer zu. Die Notarkammer macht jedoch regelmäßig von der Ausnahmeregelung des § 59 Abs. 3 BNotO Gebrauch und überlässt der Notariatsverwalterin / dem Notariatsverwalter die in der Zeit der Verwaltertätigkeit anfallenden Gebühren mit der Maßgabe, dass sie oder er das Amt auf eigene Rechnung führt, ohne mit der Notarkammer abrechnen zu müssen. Voraussetzung dafür ist der Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrages, der als Entwurf unten unter "Dokumente zum Thema" zu finden ist.
Gemäß § 61 BNotO hat die Notarkammer das Amt des Notariatsverwalters durch Abschluss einer Haftpflichtversicherung zu sichern. Die Prämie für diese Versicherung beträgt 1.771,32 € pro Jahr zzgl. 19 % Versicherungssteuer (insges. 2.107,87 €, Stand Oktober 2022). Die Kammer wird die Versicherungsprämie zurückfordern (Schippel/Grök, BNotO, 10. Aufl., § 61, Rn. 9).
Sofern die Notariatsverwaltung nicht durch eine Notarin oder einen Notar erfolgt, muss der Notarkammer zusätzlich die Prämie für die in diesem Fall abzuschließende Vertrauensschadenversicherung i. H. v.246,33 €/Jahr (incl. 19 % Versicherungsteuer, Stand Oktober 2022) erstattet werden.
Alternativ zur Notariatsverwaltung kann ein Antrag auf Übernahme der Verwahrung der Akten und Bücher der ausscheidenden Notarin / des ausscheidenden Notars bei dem Präsidenten des Landgerichts vom übernehmenden Notar gestellt werden (§ 51 Abs. 1 S. 2. BNotO i. V. m. Nr. 32 AVNot). Die aktenverwahrende Notarin / der aktenverwahrende Notar hat dieselben Befugnisse zum Vertragsvollzug wie in der Notariatsverwaltung. § 58 Abs. 3 S. 2 BeurkG setzt als selbstverständlich voraus, dass im Rahmen der Aktenverwahrung Verträge abwickelt werden und sieht dementsprechend vor, dass der Verwalterin/ dem Verwalter die Verfügungsbefugnis über die zugehörigen Anderkonten übertragen wird (§ 58 Abs. 3 S. 2 BeurkG i.V.m. Nr. 32 AVNot). Die Aktenverwahrung ist keinen Fristen unterworfen und kann grundsätzlich über mehrere Jahre aufrecht erhalten werden. Die Bestellung zur/zum Notariatsverwalter/in durch den Präsidenten des Kammergerichts kann aufgrund der identischen Befugnisse entbehrlich sein.
Die aktenverwahrende Amtsperson führt die Verwahrung aus eigenem Amt. Das heißt, dass sie oder er keine zusätzliche Versicherung benötigt und dass neue Urkunden in das eigene Urkundenverzeichnis und verwahrte Massen in das eigene Verwahrungsverzeichnis eingetragen werden.
Sofern nicht die Übertragung der Verwahrung sämtlicher Urkunden, Akten und Bücher bei dem Präsidenten des Landgerichts beantragt wird, sollte die oder der Ausscheidende eine Liste der noch offenen Vorgänge, ggf. einschließlich der zugehörigen Anderkonten erstellen (UR-Nr./UVZ-Nr., Datum der Beurkundung, Beteiligte, sowie ggf. Bezeichnung der Masse, der anderkontoführenden Bank und der Kontonummer).
Die oder der die Aktenverwahrung übernehmende Notar/in müsste dann bei dem Präsidenten des Landgerichts den Antrag stellen, ihr oder ihm nach den o. g. Bestimmungen die Aktenverwahrung zu den in der Liste genannten Vorgängen zu übertragen. Wenn Anderkonten bestehen, kann der Präsident des Landgerichts auch die Verfügungsbefugnis über diese Konten übertragen (§ 58 Abs. 3 S. 2 BeurkG i. V. m. Nr. 32 AVNot). Die übrigen Akten und Bücher können, wenn eine Amtstätigkeit nicht mehr erforderlich ist, gem. § 51 Abs. 1 S. 1 BNotO bei der Notarkammer bzw. bei dem durch sie mitbetriebenen Urkundenarchiv Siegen gebührenpflichtig in Verwahrung gegeben werden.
Praktische Hinweise
Zu einem geregelten Ausscheiden aus dem Amt gehört es, rechtzeitig für die Beendigung der laufenden Verträge Sorge zu tragen. Insbesondere sollte die Berufshaftpflichtversicherung gem. § 19a BNotO und der Vertrag mit der Notarnet GmbH zur Nutzung von Produkten für den elektronischen Rechtsverkehr im Notarbüro, für den eine Kündigungsfrist von vier Wochen zum Ende des Kalendermonats gilt (Stand Oktober 2018) sowie der zugehörige Wartungs- und Supportvertrag gekündigt werden.
Mit Beendigung des Notaramtes muss die Berufsbezeichnung "Notar" oder "Notarin" von den Briefköpfen, Kanzleischildern und im Internetauftritt entfernt werden oder - wenn die Erlaubnis nach § 52 Abs. 2 BNotO erteilt ist - mit einem "a.D." versehen werden. Die Notarkammer erhält regelmäßig Hinweise, dass Kolleginnen und Kollegen auch nach dem Erlöschen des Amts in Internetverzeichnissen weiter mit ihrer alten Amtsbezeichnung geführt werden. Es empfiehlt sich daher schon aus wettbewerbsrechtlichen Gründen, derartige (oft ungefragt vorgenommene) Einträge ausfindig zu machen und bei den Anbietern der Website darauf zu drängen, dass diese Einträge gelöscht werden, wenn sie nicht mehr den Tatsachen entsprechen.
Im Namen der Bundesnotarkammer bitten wir schließlich darum, die Ihnen überlassene Registerbox der NotarNet GmbH (Burgmauer 53, 50667 Köln) zurückzusenden, sofern sie nicht von einem in der Sozietät verbliebenen Kollegen/einer Kollegin weiter genutzt wird.